Osallistaminen 2 min read

Osallistaminen kuntaorganisaatioiden tukitoimintona

image

Monissa niin yksityisen kuin julkisenkin puolen organisaatioissa on toimintoja, jotka palvelevat organisaatioita vertikaalisti läpi eri toimialojen. Tällaisia toimintoja ovat tyypillisesti esimerkiksi taloushallinto, ICT tai HR. Toiminnoille on asetettu selkeät tarpeet ja tavoitteet. Toiminnoissa asuu vahva asiantuntijuus, ne ovat resursoitu huolellisesti ja niille on hankittu sopivat ohjelmisto- ja muut työkalut, jotta keskeiset tehtävät saadaan suoritettua tehokkaasti.

Nykyaikaisessa nopeasti kaupungistuvassa yhteiskunnassa kuntien ja kaupunkien infrastruktuurit ja kaupunkien tuottamat palvelut pyrkivät vastaamaan kasvavien asukasmäärien, lainsäädännön ja ympäristön alati muuttuviin vaatimuksiin. Trendi pakottaa kaupunkeja myös panostamaan asukasymmärryksen sekä jatkuvan osallistamisen kehittämiseen. Palveluiden käyttäjien ja muiden kaupungin sidosryhmien sitoutuminen yhteiseen kehittämiseen ja omaan elinympäristöön alkaa onnistuneesta osallistumisen kokemuksesta. Osallistamisen systemaattinen toteuttaminen vaatii selkän tavoiteasetannan, riittävät resurssit ja työkalut.

Olemme kuluneen vuoden aikana haastatelleet toistakymmentä kuntien edustajaa osallistamisesta Suomessa ja Eestissä. Haastateltavat olivat kaikki johtavissa asemissa omissa organisaatioissaan. Osallistamisen merkitystä korostettiin kaikissa haastatteluissa. Ylätasolla se nähtiin keskeisenä työkaluna hyvinvoinnin, palvelutuotannon kehittämisen, kuntaidentiteetin rakentamisen, elinvoimaisuuden ja kunnan pitovoiman työvälineenä.  Osallistumisen kynnystä halutaan madaltaa kaikissa ryhmissä kautta linjan. Osallistumisen kautta kerättyä tietoa haluttiin käyttää päätöksenteon tukena ja tuloksista haluttiin viestiä ulospäin. Ainakin säännöllisen epäsäännöllisesti. Haastattelu paljasti myös, että nopean muutoksen keskellä osallistamiseen liittyvä resursointi laahaa usein jäljessä ja hommia tehdään usein ”oman toimen ohella”. Lisäksi osallistuminen edellyttää paitsi vuorovaikutusta kasvokkain, myös työkalujen kirjo on laaja ja niiden käyttö edellyttää asiantuntemusta saati sitten kerätyn tiedon tehokas hyödyntäminen. Vaikka toiminnon merkityksellisyyttä korostetaan, siihen ei kuitenkaan osoiteta riittävästi panoksia. Näistä lähtökohdista on vielä pitkä matka osallistamisen systemaattiseen ja organisoituun toteuttamiseen.

Palaten proosan alkuun, haluaisinkin nostaa pöydälle ajatuksen siitä että voisiko osallistamisesta muodostua tulevaisuudessa uudenlainen toiminto kunnille, joka palvelisi kunnan toimialoja samoin kuin perinteiset tukifunktiot? Toimintamalli voisi pienentää välimatkaa palveluiden käyttäjien ja kuntaorganisaation välillä. Samalla osallistamisen kuormittavaa vaikutusta voitaisiin ehkä purkaa. Toimintamalli voisi tukea myös vastaavasti välimatkan pienentämistä palveluiden käyttäjiltä organisaatiolle ja virkamiehille. Jos tästä saataisiin muodostettua selkeä toimintamalli, kunnat voisivat myös jakaa keskenään tietoa toiminnon tuottamista tunnusluvuista ja parhaista käytännöistä.

Kirjoittaja:
Erno Launo
[email protected]

Jutellaan lisää siitä, miten Future Dialog voi auttaa juuri sinua ymmärtämään yhteisöäsi paremmin!